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株式会社レイゼクスの  会社での電話対応の仕方!電話受付で会社の印象は変わります!

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会社での電話対応の仕方!電話受付で会社の印象は変わります!

会社での電話対応の仕方!電話受付で会社の印象は変わります!

こんにちは!

原です!

 

広報担当原

 

先日、とある比較サイトから資料が来たので、

その会社に詳細を聞こうと電話をかけたのですが、、、、

 

原です。「すいません、株式会社レイゼクスの原と申します。」

 

原です。「ちょっとサービスの詳細聞きたいのですが・・・」

 

原です。「料金の詳細を教えて頂けますか?」

 

感じ悪い「はい?株式会社レイゼックス?」

 

原です。「あ、いえレイゼクスと申します。」

 

感じ悪い「え?エイゼクス?」

 

原です。「レ・イ・ゼ・ク・スと申します。」

 

感じ悪い「はいはい、少々お待ち下さい・・ガチャ」

 

原です。「・・・」

 

感じ悪い2「はい、お電話変わりましたけど」

 

原です。「(感じが悪い・・・)」

 

感じ悪い2「・・・・」

 

原です。「あ、先程の方に用件伝えたのですが・・・」

 

感じ悪い2「いや、聞いてないっすね。」

 

原です。「そうですか・・・」

 

 

この後も会話は一応続けたのですが、

この時点で「この会社に頼むのはやめよう」

と思いました。

 

我々は電話を活用した「テレマーケティング」の

事業を行っていますが、電話というのは

「声」で伝えられるマーケティング手法になります

 

と、いうことは、内容はもちろんのこと、

「声」の印象が強くなるという事ですよね。

 

話し方やトーンなどで、与える印象が大きく変わります

 

折角電話をするなら、お互いがよい気持ちで出来るように、

最大限の配慮をしないといけません!

 

いつも「電話をかけるとき」の話をしていますが、

今日は「電話を受けるとき」の話をしたいと思います!

 

電話に出る時の心構え

 電話対応の心構え

 

会社にかかってくる電話に対応するという事は、

「会社の代表として対応している」という事です!

 

つまり、あなたの対応がそのまま、会社の印象になる

というわけですね。

 

とは言っても大企業でない限り、なかなか電話対応の

研修等もないとは思いますので、簡単にはなりますが、

「今日から出来る電話対応」をお伝え致します!

 

■3コール以内に出よう!

電話が鳴ったら、1秒でも早く出ましょう!

「お電話ありがとうございます!

株式会社○○でございます。」

と出れば問題ありません!

そして、出るときはハッキリと明るい声で対応して下さい。

お客様かもしれませんし、問い合わせかもしれませんし、

社内の人かもしれませんが、明るい対応をして

損をする事はありません!

 

また、出るのが遅くなってしまった時には、

「お待たせ致しました!」と一言付け加えるだけで

相手を配慮した対応が出来ますのでオススメです!

 

■誰かに変わるときの対応

「○○さんいますか?」と聞かれた時の対応です。

 

・社内にいる場合(電話に変われる場合)

「かしこまりました。只今変わりますので

少々お待ち頂けますでしょうか?」

→相手が返事をしたら保留にして変わる。

 

・社内にいない場合(電話に変われない場合)

「申し訳ございません。○○は只今席を外しております。

宜しければ私がご用件を伺わせて頂き、○○より折り返し

ご連絡をさせて頂ければと存じますがいかがでしょうか?」

 

ご存知だと思いますが、社内の人間を伝える時には

「様」「さん」などはもちろん、「社長」「部長」などの

役職も必要ありません。

呼び捨てでいいのです。

新入社員とかだと、「○○部長は今いません!」とか答えてしまったり

する事もあるかと思いますが、しっかりと覚えておきましょう!

 

■電話を切る時

内容にもよりますが、

「お電話ありがとうございました。

今後とも、何卒宜しくお願い致します。

それでは、失礼致します。」

と伝え、電話を切れば問題ありません!

 

また、電話を先に切るのは原則的には

かけた側とするのがマナーとされていますので、

その際相手が電話を切るまで

こちらから先に切らないようにしましょう!

 

まとめ

気持ちのよい電話対応を!

 

いかがでしょうか?

 

簡易的なものですが、きっと今日から出来る事ばかりだと思います。

 

電話一つで会社のイメージを良くする事も悪くする事も出来るので、

しっかりと対応出来るようにしておくと良いと思います!

 

是非、覚えておいて下さいね!

この記事を書いた人

原紀子

原紀子

レイゼクスのアイドル原ちゃんです! 好きな食べ物は氷です!最近はドトールの氷にハマってます。 会社では営業、広報、経理、赤ちゃんを担当しています! フラフープで踊ってる動画があるので是非探してみてください♡

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